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Gestiona mejor tu tiempo con el cronograma de Gantt

En el mundo de la gestión de proyectos, existen una infinidad de herramientas para administrar las tareas y el tiempo de un equipo. Elegir una u otra depende de las características y necesidades de cada proyecto, además de las características personales del equipo. Hoy presentamos una de las más sencillas y visuales: el cronograma de Gantt.

 

Guía gratuita: 

 

¿Qué es el cronograma de Gantt?

El cronograma o diagrama de Gantt es una representación gráfica del tiempo asignado a cada tarea de un proyecto más grande. Permite identificar qué tareas se deben desarrollar a cabo de manera simultánea y cuáles han de ser necesariamente consecutivas, asignar tareas y recursos y ver de un solo vistazo en qué punto se encuentra un proyecto y cuáles son los siguientes pasos a seguir.

El cronograma de Gantt fue ideado por Henry Laurence Gantt a principios del siglo XX y en su día se consideró una herramienta revolucionaria. En la actualidad sigue siendo muy utilizado en empresas de todo tipo; por su sencillez, resulta especialmente adecuado para las de pequeño y mediano tamaño. Como curiosidad, el premio Henry Laurence Gantt fue creado en honor a su diseñador y premia los logros en el mundo de la dirección y el servicio a la comunidad.

Dentro del diagrama de Gantt nos encontramos con dos ejes. El eje horizontal está dividido en franjas temporales que cubren todo el espectro del proyecto de principio a fin. Estas divisiones pueden ser de días, de semanas o incluso de meses para los proyectos a largo plazo. 

En el eje horizontal tenemos las diferentes tareas, representadas con barras que cubren el tiempo previsto para llevarlas a cabo. A medida que el proyecto se va desarrollando, se indica en qué porcentaje han sido completadas. Entre las diferentes tareas se pueden establecer relaciones de precedencia, esto es, marcar que una tarea no puede comenzar hasta que otra anterior haya finalizado. Por último, también podemos destacar los diferentes hitos del proyecto.

Cómo usar el cronograma de Gantt

Cómo usar el cronograma de Gantt paso a paso

  • Escoger un método. Existen múltiples soluciones de software específicamente diseñadas para crear cronogramas de Gantt, tanto de pago como libres. También podemos emplear Excel o hacerlo de modo “analógico” en una pizarra a la vista de los miembros del equipo.
  • Hacer una lista de todas las tareas del proyecto, con sus fechas previstas de inicio y fin y las relaciones de precedencia entre ellas. Si el número total de tareas es superior a 25, es recomendable sustituir o complementar el diagrama de Gantt con otros sistemas de gestión de proyectos más complejos.
  • Organizar todas las tareas en un orden secuencial lógico. Si es necesario, dividirlas en rubros o áreas temáticas, p.ej., tareas correspondientes al equipo de marketing, al equipo de diseño y a los programadores.
  • Crear el eje temporal con sus divisiones correspondientes y colocar las tareas en orden secuencial. Para que el diseño del proyecto sea factible, debemos tener en cuenta el número de recursos disponibles (p.ej., personal del equipo de diseño) y cuántas tareas los requieren a la vez. En el caso de que nos encontremos con que las exigencias son superiores a los recursos, deberemos redistribuir el cronograma.
  • Por último, actualizar el cronograma de manera regular a lo largo del proyecto y redistribuir las tareas en caso necesario.

 

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